Comment mener un débriefing de projet réussi

Un débriefing ou un post-mortem à la fin d'un projet peut révéler des failles dans votre processus qui ne stockeront des problèmes pour l'avenir que si vous les laissez sans réponse. Voici comment organiser des réunions qui vous aideront à découvrir de meilleures méthodes de travail.

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Choisissez votre moment

`` Faites savoir à tout le monde que cela arrive à l'avance et ne l'évoquez pas pendant la tourmente du projet '', déclare le producteur numérique Matt Cook. «Vous voulez créer un espace sûr pour l'honnêteté, pas tracer des lignes dans le sable. Commencez par demander aux participants d'exprimer les avantages et les inconvénients du projet dans des déclarations «I» pour éviter de pointer du doigt et de faire un bouc émissaire. Permettez une discussion de groupe sur les idées individuelles et assurez-vous d'avoir un facilitateur clair pour la réunion.

Fixez vos attentes

Chef de projet digital Robert Jolly dit: «En tant que chef de projet indépendant travaillant avec d'autres indépendants, les post-mortems peuvent encore être très utiles, même si les membres de l'équipe du projet suivant sont différents. Dans l'idéal, des post-mortems efficaces impliquent tous ceux qui ont participé au projet. Avant la réunion, j'aime identifier les principaux points de discussion ainsi que définir des attentes pour ce que nous aimerions retirer individuellement et collectivement de la réunion. »



Examens d'apprentissage pratique

Tout le monde ne pense pas que les autopsies traditionnelles soient utiles. Dave Zwieback, auteur de Beyond Blame: Learning from Failure and Success, dites-nous: «Si votre objectif est d'apprendre le plus complètement possible, arrêtez de faire des post-mortems. Cette pratique archaïque ne produit que des histoires simplistes et confortables qui ne correspondent pas à la réalité des systèmes complexes.

«Si vous voulez en savoir plus, pratiquez les évaluations d'apprentissage. Il s'agit d'un ensemble flexible de pratiques d'apprentissage spécialement conçues pour l'apprentissage dans des systèmes complexes. Il commence par définir le contexte: des règles d'engagement basées sur la recherche nécessaires pour un apprentissage efficace de l'échec et du succès. Travailler dans ce nouveau contexte permet aux équipes de contrer les préjugés et d'aller au-delà du blâme et de la punition, permettant ainsi à des comptes plus complets d'émerger. En savoir plus ici. '

Regardez les thèmes

Aaron Irizarry , directeur de l'UX au Nasdaq, déclare: «À partir de ce qui a fonctionné, l'équipe peut se concentrer sur les aspects positifs. L'équipe identifie non seulement ce qui a bien fonctionné, mais elle renforce les pratiques positives. Personne ne veut se faire dire que ce qu'il a fait était mal, mais si nous examinons les problèmes de manière objective, sans pointer du doigt, nous pouvons identifier les domaines que nos équipes peuvent développer et améliorer. Au fur et à mesure que les équipes font cela, des thèmes surgiront. J'ai trouvé qu'à la fin d'une session, il est extrêmement bénéfique pour l'équipe d'examiner tous les thèmes (bons et mauvais) et de déterminer les prochaines étapes pour tirer parti de leur apprentissage.

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Centralisez les apprentissages

Amy Kapell , VP stratégie client et communication chez Boucle fermée , a un plan post-mortem en quatre points:

'1) Invitez des représentants de chaque équipe ayant un intérêt dans le projet. Si vous en laissez ne serait-ce qu'un seul, votre autopsie sera inutile.

'2) Capturez ce qui a mal tourné et ce qui a bien fonctionné; les deux sont importants.

3) Attribuer les propriétaires par leur nom. Sans responsabilité spécifique, vous serez tous d'accord, mais sans aucune responsabilité pour garantir que les améliorations se produisent.

4) Centraliser les leçons tirées des autopsies antérieures dans un document maître. La connaissance du passé ouvrira la voie au succès futur.

Intégrez-le au processus

`` Nous préparons notre responsable de la conception et notre concepteur à nos questions au début de chaque projet '', déclare Tim Hartwick , responsable de la conception chez ZURB. «Cela démontre à l'équipe que cela fait partie de notre processus. Nous demandons des choses allant de: Quels sont vos trois objectifs pour ce projet? à Quelles parties du projet n'ont pas fonctionné? Un autre élément essentiel consiste à impliquer les bonnes personnes; les comptes rendus sont inutiles si rien ne se passe avec les informations. Enfin, restez positif. Le projet est terminé, alors restez positif, même s'il a été difficile. Il est important d'apprendre de l'expérience. ''

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Visez des résultats exploitables

J. Paul Reed , associé directeur chez Release Engineering Approaches, déclare: «Réaliser des rétrospectives - nous essayons d'éviter le« post-mortem »dans les cas où personne ne meurt - est relativement simple. La réalisation de rétrospectives productives, exploitables et, peut-être plus important encore, saines est certes plus nuancée et difficile. Les rétrospectives efficaces sont une compétence d'équipe, il est donc essentiel de ménager consciemment l'espace pour s'assurer qu'elles se produisent rapidement. Il est également essentiel de garantir une structure cohérente et d'honorer la production qu'ils produisent.

Cet article a été initialement publié dans magazine net numéro 287; achetez-le ici.

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